Видаткова накладна для ФОП: реквізити, чек-лист і типові помилки

Видаткова накладна — документ, яким продавець підтверджує, що передав товар покупцю. Нижче — коли ФОП її оформлює, які реквізити обов'язкові, сім типових помилок і як скласти накладну онлайн за кілька хвилин.

Що таке видаткова накладна

Видаткова накладна — первинний документ, який фіксує передачу товарно-матеріальних цінностей від постачальника до покупця. Для продавця це підтвердження відвантаження, для покупця — підстава оприбуткувати товар.

Не плутайте її з іншими накладними: податкову накладну складає платник ПДВ і реєструє в ЄРПН, а товарно-транспортна накладна (ТТН) супроводжує вантаж під час перевезення. Детальніше про всі види — у статті Накладні: створення, види та застосування у ФОП.

Коли ФОП оформлює видаткову накладну

На практиці видаткову накладну оформлюють, коли:

• продаєте товар іншому ФОП або компанії — покупцю потрібен документ для обліку;
• відвантажуєте товар зі складу і хочете мати підтвердження, хто й коли його отримав;
• цього вимагає договір поставки.

Якщо ви продаєте кінцевим покупцям за чеком ПРРО, видаткова накладна зазвичай не потрібна. Чи обов'язкова вона саме у вашій ситуації, уточніть у бухгалтера.

Реквізити видаткової накладної: чек-лист

• ✓ назва документа («Видаткова накладна»), номер і дата;
• ✓ постачальник і покупець: назва або ПІБ ФОП, код ЄДРПОУ чи РНОКПП;
• ✓ підстава: номер і дата договору або рахунку, якщо є;
• ✓ перелік товарів: найменування, одиниця виміру, кількість, ціна за одиницю;
• ✓ загальна сума, а для платника ПДВ — ставка і сума ПДВ;
• ✓ посади, ПІБ і підписи того, хто відпустив, і того, хто отримав товар;
• ✓ печатка — за наявності.

7 типових помилок

1. Не вказано одиниці виміру або вони різні в накладній і рахунку.
2. Немає підпису отримувача — тоді важко довести, що товар передано.
3. Ціни в накладній не збігаються з рахунком-фактурою чи договором.
4. Пропущено код ЄДРПОУ чи РНОКПП покупця.
5. Порушена нумерація: дублікати або пропуски номерів.
6. Неправильно пораховано суму або ПДВ при ручному заповненні бланка.
7. Залишки на складі не списані після відвантаження.

Більшість цих помилок зникає, коли накладну формує програма: реквізити беруться з бази, суми рахуються автоматично, а номери йдуть по порядку.

Як оформити видаткову накладну онлайн

1. Зареєструйтеся в BitFaktura і внесіть реквізити своєї компанії або ФОП.
2. Створіть видаткову накладну, оберіть покупця з бази або додайте нового.
3. Додайте товари з кількістю та ціною — суми програма порахує сама.
4. Збережіть накладну у PDF, роздрукуйте або надішліть покупцю на e-mail.

Приклад готової накладної — на сторінці Видаткова накладна онлайн. Якщо ведете облік товарів, підключіть складську програму: залишки оновлюються після кожного документа. Порожній бланк у Word або Excel теж можна завантажити безкоштовно.

Часті запитання

Чи обов'язкова видаткова накладна для ФОП?

Видаткова накладна підтверджує передачу товару, тому її зазвичай оформлюють при продажу товарів іншому підприємцю чи компанії, а покупці часто її вимагають. Чи обов'язкова вона у вашому випадку, залежить від виду діяльності, договору та обліку покупця — це варто уточнити у свого бухгалтера.

Чи потрібна печатка на видатковій накладній?

Печатку ставлять за наявності. Обов'язковими є підписи відповідальних осіб.

Чим видаткова накладна відрізняється від податкової?

Видаткова накладна підтверджує передачу товару між сторонами. Податкову накладну складає платник ПДВ і реєструє в Єдиному реєстрі податкових накладних. Це різні документи, і один не замінює інший.

Скільки примірників накладної потрібно?

Паперову накладну зазвичай складають у двох примірниках — для продавця і покупця. Електронну накладну достатньо надіслати покупцю у PDF або підписати КЕП.

Де взяти бланк видаткової накладної?

Безкоштовний бланк у Word та Excel є на сторінці Шаблон видаткової накладної. Онлайн накладну можна створити на сторінці Видаткова накладна онлайн.