Акт виконаних робіт: як скласти та підписати онлайн (чек-лист 2026)
Акт виконаних робіт складають, щоб підтвердити: роботу виконано, замовник її прийняв, а сторони погодили вартість. Нижче — чек-лист реквізитів, покрокова інструкція, як скласти акт онлайн, і як підписати його без друку та сканування.
Що таке акт виконаних робіт і коли його складають
Акт виконаних робіт — первинний документ, який фіксує обсяг, вартість і строки виконаних робіт. Його складають після завершення робіт або етапу за договором: ремонт, монтаж, виготовлення, розробка. Для нематеріальних послуг (консультації, IT, маркетинг) зазвичай використовують акт наданих послуг.
Акт потрібен обом сторонам: виконавцю — як підтвердження, що роботу прийнято і її треба оплатити, замовнику — як підстава для обліку витрат.
Обов'язкові реквізити: чек-лист
Єдиної затвердженої форми акта немає, але як первинний документ він має містити реквізити зі ст. 9 Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні». Перевірте свій акт за списком:
- ✓ назва документа («Акт виконаних робіт») і номер;
- ✓ дата і місце складання;
- ✓ дані виконавця і замовника: назва або ПІБ ФОП, код ЄДРПОУ чи РНОКПП;
- ✓ посилання на договір (номер і дата), якщо він є;
- ✓ перелік робіт, одиниці виміру, кількість і ціна;
- ✓ загальна сума, а для платника ПДВ — сума ПДВ;
- ✓ запис про те, що роботи виконано в повному обсязі і сторони не мають претензій;
- ✓ посади, ПІБ і підписи відповідальних осіб обох сторін.
Як скласти акт онлайн: 5 кроків
- Зареєструйтеся в BitFaktura і внесіть реквізити своєї компанії або ФОП. Їх не доведеться вводити повторно.
- Створіть новий акт виконаних робіт і оберіть замовника з бази або додайте нового.
- Додайте роботи: назву, одиницю виміру, кількість і ціну. Суми та номер документа програма поставить автоматично.
- Перевірте акт за чек-листом вище і збережіть. Документ формується у PDF.
- Надішліть замовнику на e-mail прямо з системи або підпишіть КЕП (наступний розділ).
Готовий приклад заповненого акта і кнопку для старту ви знайдете на сторінці Акт виконаних робіт онлайн.
Як підписати акт онлайн
Паперовий шлях — роздрукувати, підписати, відсканувати, надіслати, чекати на оригінал — займає дні. Електронний займає хвилини:
КЕП прямо в BitFaktura. Через додаток UA eSign ви підписуєте акт кваліфікованим електронним підписом у системі, перевіряєте підпис, а підписаний файл зберігається у вашому акаунті.
Надсилання замовнику. Підписаний акт надсилаєте на e-mail. Замовник підписує зі свого боку своїм КЕП.
Зберігання. Усі акти лежать в одному місці, їх легко знайти за клієнтом, датою чи номером.
Документ, підписаний кваліфікованим електронним підписом, має юридичну силу, тож друкувати акт не потрібно, якщо обидві сторони працюють з електронними документами.
Типові помилки в актах
- немає дати або номера, або дата акта раніша за дату договору;
- роботи описані загально («послуги за місяць») без обсягу та одиниць виміру;
- суми в акті не збігаються з рахунком чи договором;
- акт підписав лише виконавець, хоча договір вимагає підписи обох сторін;
- реквізити контрагента застаріли — це легко уникнути, якщо брати їх з бази клієнтів.
Бланк Word чи онлайн?
Для одного акта вистачить безкоштовного бланка у Word або Excel. Коли актів кілька щомісяця, онлайн-сервіс економить час: реквізити підставляються самі, суми рахуються автоматично, а історія документів зберігається. Так само в BitFaktura можна оформити рахунок-фактуру і видаткову накладну.
Створіть перший акт за 30 секунд
Перші 30 днів безкоштовно, без встановлення програм.
Створити акт безкоштовноЧасті запитання
Чи можна підписати акт виконаних робіт електронним підписом?
Так. Документ, підписаний кваліфікованим електронним підписом (КЕП), має юридичну силу. У BitFaktura акт підписується КЕП через додаток UA eSign прямо в системі.
Хто підписує акт виконаних робіт?
Уповноважені представники обох сторін — виконавця і замовника. Виконавець зазвичай підписує першим і надсилає акт замовнику.
Чи потрібна печатка на акті?
Печатку ставлять за наявності. Обов'язковими є підписи відповідальних осіб, а не печатка.
Чим акт виконаних робіт відрізняється від акта наданих послуг?
Акт виконаних робіт складають для робіт з матеріальним результатом (ремонт, монтаж, виготовлення), акт наданих послуг — для послуг без фізичного результату (консультації, IT, маркетинг). Реквізити в них однакові. Для послуг є окрема сторінка Акт наданих послуг онлайн.
Де завантажити бланк акта виконаних робіт?
Безкоштовний бланк у Word та Excel є на сторінці Шаблон акта виконаних робіт. Якщо актів більше ніж кілька на місяць, швидше створювати їх онлайн у BitFaktura.