Інвойс: що це таке і як виставити інвойс онлайн іноземному клієнту
Інвойс потрібен, коли ви продаєте товари чи послуги іноземному клієнту: він має зрозуміти документ, а ви — отримати оплату у валюті без зайвих питань. Нижче — що має бути в інвойсі, як обрати мову й валюту і як виставити інвойс онлайн за кілька хвилин.
Що таке інвойс
Інвойс (від англ. invoice) — рахунок, який продавець виставляє покупцю для оплати. В Україні інвойсом зазвичай називають рахунок для іноземного контрагента: англійською або двома мовами та в іноземній валюті. Для українських клієнтів частіше кажуть рахунок-фактура або рахунок на оплату.
Інвойси виставляють IT-фахівці та фрилансери, що працюють із закордонними замовниками, експортери товарів, агенції та консультанти.
Що має бути в інвойсі: чек-лист
- ✓ назва документа (Invoice / Інвойс), номер і дата;
- ✓ продавець: назва або ПІБ ФОП, адреса, код ЄДРПОУ чи РНОКПП;
- ✓ покупець: назва компанії, країна, адреса, реєстраційний або податковий номер;
- ✓ опис товарів або послуг, період надання послуг;
- ✓ кількість, ціна, загальна сума і валюта;
- ✓ умови та строк оплати;
- ✓ банківські реквізити для валютного платежу: IBAN, назва банку, SWIFT;
- ✓ посилання на договір, якщо він є.
Мова і валюта інвойсу
Мова. Найпрактичніше — двомовний інвойс: українська частина для вашого обліку, англійська (або мова клієнта) для замовника. У BitFaktura можна обрати другу мову документа з понад 30 доступних.
Валюта. Вкажіть ту, яку погоджено з клієнтом, найчастіше USD або EUR. Програма підтримує всі світові валюти. Як облікувати валютний дохід, уточніть у свого бухгалтера.
Детальніше про багатомовні документи і валюти в BitFaktura.
Як виставити інвойс онлайн: 4 кроки
- Зареєструйтеся в BitFaktura і внесіть свої реквізити, зокрема валютний рахунок.
- Створіть рахунок-фактуру, оберіть валюту (USD, EUR тощо) і другу мову документа.
- Додайте клієнта та послуги або товари — суми порахуються автоматично.
- Надішліть інвойс клієнту на e-mail у PDF. За потреби підпишіть його КЕП через UA eSign.
Типові помилки
- немає SWIFT або IBAN — платіж затримується або повертається;
- опис послуг надто загальний, і банк просить пояснення;
- валюта в інвойсі не збігається з валютою договору;
- дублюються номери інвойсів, якщо вести їх вручну в Word;
- не вказано строк оплати — клієнт платить «колись».
Корисно також: як виставляти рахунки для закордонних клієнтів і безкоштовний бланк рахунку на оплату.
Виставте інвойс у валюті за кілька хвилин
Двомовні документи, усі світові валюти, PDF на e-mail. 30 днів безкоштовно.
Виставити інвойсЧасті запитання
Чим інвойс відрізняється від рахунку-фактури?
В Україні ці слова часто вживають як синоніми. Інвойсом зазвичай називають рахунок для іноземного клієнта — англійською або двома мовами та в іноземній валюті.
Якою мовою виставляти інвойс?
Найзручніше двома мовами: українською та мовою клієнта, найчастіше англійською. У BitFaktura двомовний документ формується автоматично.
У якій валюті можна виставити інвойс?
У валюті, погодженій з клієнтом, найчастіше USD або EUR. BitFaktura підтримує всі світові валюти. Детальніше — у статті Рахунок-фактура в іноземній валюті.
Чи потрібен підпис на інвойсі?
Вимоги залежать від договору та банку, через який надходить оплата. Інвойс з BitFaktura можна підписати кваліфікованим електронним підписом через UA eSign. Що саме потрібно для зарахування валютного платежу, уточніть у своєму банку.
Як виставити інвойс онлайн безкоштовно?
Зареєструйтеся в BitFaktura: перші 30 днів безкоштовно, є також безкоштовний план Micro. Інвойс створюється так само, як рахунок-фактура онлайн, тільки з іноземною валютою і другою мовою.