Як вести облік доходів і витрат ФОП
Книга обліку доходів, електронний облік, автоматизація – все, що потрібно знати у 2026 році.
Хто зобов'язаний вести облік
Усі ФОП зобов'язані вести облік доходів – незалежно від групи єдиного податку чи системи оподаткування. Різниця лише в обсязі:
Спрощена система (1–3 група)
Книга обліку доходів – фіксуєте тільки доходи: дату, суму, джерело.
Загальна система
Книга обліку доходів і витрат – фіксуєте і доходи, і витрати з підтвердними документами.
Книга обліку доходів – що записувати
Для кожного надходження фіксуйте:
| Поле | Приклад |
|---|---|
| Дата | 05.06.2026 |
| Сума доходу | 15 000,00 грн |
| Документ-підстава | Рахунок №2026-042, банківська виписка |
| Наростаючий підсумок | 245 000,00 грн (з початку року) |
Дохід фіксується на дату надходження коштів на рахунок (касовий метод), а не на дату рахунку.
Електронна книга обліку – що змінилось
З 2025 року паперова книга обліку більше не потрібна. Облік ведеться:
- ✓В електронному кабінеті платника на сайті ДПС (tax.gov.ua) – безкоштовно, але незручно
- ✓У програмі для обліку (як BitFaktura) – автоматично на основі виставлених рахунків та оплат
- ✓У бухгалтера – якщо передаєте облік на аутсорс
Головне – мати можливість показати дані за будь-який період при перевірці.
Як BitFaktura автоматизує облік
Виставляєте рахунок
Створюєте рахунок-фактуру клієнту в 2 кліки.
Відмічаєте оплату
Клієнт заплатив – позначаєте рахунок як оплачений.
Книга формується сама
BitFaktura автоматично веде книгу обліку на основі оплачених рахунків.
Типові помилки в обліку
- • Не записувати готівкові надходження
- • Фіксувати дохід на дату рахунку, а не оплати
- • Не зберігати банківські виписки
- • Плутати особисті та бізнес-надходження
Більше помилок та штрафи – «Типові помилки нових ФОП»
Часті запитання
Чи потрібна книга обліку для ФОП 2 групи?
Так. Усі ФОП на спрощеній системі зобов'язані вести книгу обліку доходів. Для 2 групи – це тільки доходи (без витрат).
Який штраф за невeдення обліку?
Відсутність обліку або ненадання книги при перевірці – штраф від 510 до 1 020 грн. Повторне порушення – подвійний штраф.
Чи можна вести облік в Excel?
Формально – так, але це незручно і ризиковано (легко помилитись, складно робити звіти). Спеціалізована програма – надійніше і швидше.
BitFaktura автоматизує облік
Рахунки, оплати, книга обліку – все формується автоматично. Зосередьтесь на бізнесі, а не на паперах.