Як виставляти рахунки-фактури для закордонних клієнтів?

Анна, 2022-05-29

Рахунок-фактура — це документ для оплати постачальнику за товари, роботи або послуги та часто носить інформаційний характер з метою ознайомлення та узгодження з контрагентом певних моментів співпраці. Цей термін вживається лише при господарській діяльності на внутрішньому ринку України, якщо ж мова йде про зовнішньоекономічну діяльність, то таким документом є інвойс. Ці документи мають схожі характеристики та мету складання, хоча існують і суттєві відмінності. Спробуємо детальніше розібрати ці відмінності.

Що таке інвойс?

Будь-яка підприємникька діяльність має на меті виставлення рахунку клієнту та отримання чесно зароблених коштів незалежно від того чи ви надаєте послуги чи щось продаєте.

Інвойс – це бухгалтерський документ, згідно якого ви повинні отримати кошти, це рахунок-фактура в міжнародній торгівлі. Підприємницька діяльність передбачає створення та зберігання первинних документів, які забезпечують обґрунтування та підтверджують оплату та загалом дійсність господарської операції.

Насамперед створення та використання інвойсів обумовлене проходженням митного кордону держави, захисту інтересів продавця та покупця товарів, для визначення розміру податкових та митних зборів. Водночас документ засвідчує факт відвантаження товару продавцем та зобов’язання покупця здійснити оплату згідно чітких умов, викладених у договорі.

Існують 2 види інвойсів, які дуже схожі між собою, але є відмінності:

комерційний інвойс — рахунок-фактура, який направляє продавець безпосередньо з товаром;
проформа-інвойс — попередній документ, який надсилає постачальник для уточнення деталей.

Останній вид документу використовують, наприклад, коли не можна точно визначити кінцеву вагу товару, або не до кінця узгоджені загальна сума товару або деякі характеристики товару. В такому випадку до митних органів надходить проформа-інвойс, а вже після зважування, визначення характеристик або суми оформляється комерційний інвойс з уточненою інформацією.

Інвойс чи рахунок-фактура: відмінності

Для розуміння, загалом аналогом рахунку-фактури у зовнішньоекономічній діяльності є інвойс. Але на відміну від рахунку, інвойс, складений за правилами та з дотриманням всіх законодавчих норм, обов’язково є бухгалтерським документом, який підтверджує факт здійснення господарської операції ( постачання товарів або надання робіт, послуг). В той час коли рахунок - фактура може бути створений та наданий контрагенту для ознайомлення з інформацією або в якості комерційної пропозиції. Жодних юридичних наслідків надання рахунку не несе, адже підтвердження операції є складання акту або накладної та наявності підписів з боку отримувача.

Варто також пам’ятати, що підпис, як обов’язковий реквізит при складанні рахунку, відсутній в інвойсі.

Тож, можна стверджувати, що в деякій мірі, окрім схожості призначення документа, дослівного перекладу (invoice - в перекладі з англійської означає рахунок) ці документи є різними за своєї суттю та рівнем відображенням господарської операції, адже інвойс має більшу юридичну силу при всіх інших однакових факторах.

Які реквізити повинний містити інвойс

Електронний і паперовий екземпляр інвойсу повинен містити обов’язкові реквізити згідно ст.9 Закону України про бухоблік:

назва, номер та дату складання документа;
назва підприємства та реєстраційні дані, від імені якого складено документ, та аналогічну інформацію щодо підприємства, що є отримувач товарів або послуг;
зміст, обсяг та одиницю вимірювання господарської операції;
умови продажу товарів (Інкотермс), які визначають які податки, збори та інші додаткові чинники входять до суми рахунку.

Звичайно, що кожен бухгалтерський документ має свої особливості складання та заповнення. Такими даними для інвойсу є наявність:

країна - виробник товару, а також країна-експортер та країна -імпортер;
номери експортних документів (договорів, замовлення, тощо);
серійні номери (за наявності таких характеристик);
номер зі списку УКТЗЕД (Український класифікатор товарів зовнішньоекономічної діяльності);

Таким чином можна дійти висновку, що за наявності усіх обов’язкових реквізитів інвойс є повноцінним первинним документом.

Мова, валюта та реквізити

Після обговорення та вирішення усіх умов здійснення господарської операції логічно, що підсумкова сума поставки вказується у тій же валюті, яка вказана в умовах контракту. Іноді оплата може здійснюватися і в іншій валюті, але в такому випадку в інвойсі повинно бути вказано обмінний курс валют та дата перерахування суми постачання товарів або послуг.

Інформація щодо номенклатури, обсягу та цін у інвойсі повинні обов’язково співпадати з умовами договору та іншими супроводжуючими документами. Як і в будь-якому документі зазначається дата складання та підпис продавця, або уповноваженої особи, відповідальної за здійснення операції.

В окремій графі прописують умови поставки згідно стандартів INCOTERMS-2010 (збірник загальноприйнятих міжнародних правил, які використовуються під час укладання договорів купівлі-продажу). Найпопулярніші з них:

CFR Cost and Freight /Вартість і фрахт — продавець зобов’язаний доставити товар на борт судна, усі витрати щодо доставки, погрузки, тощо сплачує продавець відповідно до умов укладеного заздалегідь договору.
FOB Free on Board/Вільно на борту – умови поставки транспортом, коли продавець зобов’язується поставити товар на борт судна, вказаного покупцем та визначеним у договорі. Після надходження товару на борт судна, усі ризики щодо пошкодження або втрати товару переходять з продавця до покупця.
CIF Cost Insurance and Freight /Вартість, страхування і фрахт – продавець зобов’язаний здійснити доставку товару на борт судна, з одночасним укладанням договору страхування, що забезпечує покриття усіх ризиків щодо пошкодження або втрати товару в разі настання страхового випадку.

Обов’язково повинні бути вказані у графі «Умови платежу» банківські реквізити:

рахунок у форматі ІВAN;
найменування організації та її юридичну адресу;
інформацію щодо банківської установи, в якому відкрито рахунок та SWIFT-код;
термін оплати.

Обираючи мову складання документу необхідно чітко усвідомлювати, що обирати необхідно одну з «міжнародно визнаних» мов – англійську або мови країн Євросоюзу. Саме ці мови найбільш поширені, але не має законодавчо закріпленого переліку, тому за необхідності обирайте ту мову, яка буде влаштовувати усіх. Варто лише пам’ятати, що про всяк випадок необхідно мати копію з українським перекладом для уникнення затримок та додаткових запитів під час проходження митниці.

Як надсилати інвойс закордон

У разі надання послуг чи виконання робіт інвойс надсилається контрагенту засобами електронного зв’язку. Звичайно, паперовий вигляд ніхто не відміняв, але давайте дивитися раціонально – ніхто не буде чекати декілька тижнів або місяців, поки отримає паперовий екземпляр для оплати.

У випадку ж надсилання товарів, то інвойс одночасно виступає супроводжуючим документом, який дає змогу митним органам отримати інформацію щодо номенклатури, ціни, кількості та інших характеристик товарів, що перетинають кордон митної території держави. Одночасно на підставі інвойсу визначають вартість розмитнення товарів, якщо вона перевищує законодавчо закріплені норми (еквівалент 100 евро можна ввозити до України без заповнення та сплати мита, хоча останнім часом йшли розмови щодо повернення до граничної суми у 150 євро).

У разі фактичного надсилання товару через митну територію України комерційний інвойс складається у мінімум чотирьох, а у деяких випадках у шести екземплярах:

1 -оригінал із підписом відправника вкладається безпосередньо у посилку;
2 -їде із супроводжуючими документами, зазвичай у спеціальній кишені збоку від посилки;
3,4 – відправляються постачальнику та одержувачу товару;
5 та 6 зразки документів залишаються у перевізника, у разі користування такими послугами.

Для уникнення зайвих проблем при проходженні митниці деякі експерти вважають за доцільне створювати інвойси у день відправки товару, в іншому випадку гроші за відправлений товар треба буде довше чекати.

Декілька порад, як уникнути помилок при оформленні інвойсу

Звичайно, деякі поради можуть здаватися на перший погляд простими та такими, що не варті вашої уваги, але за кожною порадою є помилки, які вартували великих зусиль для їх усунення:

візьміть за правило виставляти інвойс за послуги одразу, не відкладаючи на потім. Краще виставляти їх того ж дня, або у чітко обумовлені з контрагентом строки;
чітко обумовлюйте граничні строки оплати, адже не визначивши їх клієнт буде намагатися заплатити потім;
після надсилання інвойсу вносити зміни не варто, у разі ж виявлення помилки або невідповідності обов’язково попередьте клієнта та домовтесь про внесення змін;
узгодження з клієнтом необхідно навіть у способі надсилання інвойсу, не варто використовувати спосіб, який зручний тільки вам, прислухайтесь до партнера;
візьміть у звичку роботи чернетку інвойсу, такий собі попередній рахунок, він слугуватиме бланком для узгодження усіх спірних моментів.

Сподіваємось, що інформація буде вам корисною та допоможе уникнути багатьох помилок.

Виставляй рахунки-фактури за 30 секунд з BitFaktura

Реєструватися

Повернись

Зареєструйся в BitFaktura!

Створити акаунт

Знижка як мотивація для своєчасної оплати

Хоча оплата фінансових зобов'язань повинна бути очевидною як для підприємців, так і для звичайних громадян, виявляється, що своєчасні платежі зовсім не є буденною справою. І ця проблема з часом тільки наростає.

У такій ситуації можна було б розпочати роздуми - чому підприємці не платять вчасно? І які кроки можна вжити, щоб змусити контрагентів сплачувати платежі вчасно? Штрафів за недотримання термінів багато, і першим із них є відсотки, що нараховуються з кожним днем затримки. Тож давайте сьогодні поговоримо про мотивацію до трохи більш ретельного догляду за власними фінансами.

Богдана Варава

2024-11-21

Як створити рахунок-проформу?

Все що Ви повинні знати про рахунок-проформу. Безкоштовний бланк рахунка-проформи для використання онлайн

Maрго Овсієнко

2021-04-16

0% чи без ПДВ – яку ставку вказати на рахунку-фактурі?

Податок на додану вартість (ПДВ) — це непрямий податок, який включений до вартості товарів (робіт або послуг) та сплачується покупцем.

Анна

2022-05-15

Банківські реквізити на рахунку-фактурі

Які банківські реквізити вказати на рахунку-фактурі — SWIFT, IBAN, МФО — дізнаєшся з цієї публікації.