Накладна онлайн – як зробити?

Анна, 2021-09-29

Що таке накладна?

Діяльність будь-яких підприємств – державних чи комерційних будується на господарських операціях з використанням первинних документів, які, згідно ч.1 ст.9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», є підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій.

При отриманні, продажу, зміні залишків товарів та отримання коштів використовується накладна, яка має велику кількість форм та різновидів в залежності від сфери діяльності підприємства.

Видаткова накладна – це первинний документ, що підтверджує факт постачання товарів (товарно-матеріальних цінностей), як правило, від постачальника до покупця, а в час стрімкого розвитку інформаційних технологій набуває поширення електронний документообіг, який дозволяє суттєво економити час та матеріальні витрати.

Наявність накладної є обов’язковою умовою при транспортуванні, переміщенні товарів будь-яким видом транспорту, що забезпечує уникнення проблем з контролюючими органами та контрагентами.

Створи свою накладну в Інтернеті за 30 секунд!
Усі документи в одному місці. Професійні бланки.
Зареєструйся в BitFaktura безкоштовно

Види накладних

Залежно від способу, форми і види передачі товарно-матеріальних цінностей розрізняють такі різновиди накладних:

1. Товарна накладна

Документ призначений для оформлення господарської операції з прийому чи передачі товарів. Є первинним документом, що підтверджує факт здійснення операції та підставою для складання в майбутньому бухгалтерської звітності. Обов’язкові реквізити, що повинні бути:

назви контрагентів;
номер накладної;
дата накладної;
номенклатура товару;
кількість товару;
ціна та загальна вартість, з обов’язковим уточненням з ПДВ чи ні;
місце складання;
посада, підписи та розшифровка підписів ( прізвище, ім’я та по батькові чітким, розбірливими буквами) матеріально-відповідальних осіб, що відповідають за здійснення господарської операції.

Товарна накладна є найбільш розповсюдженим видом та використовується підприємствами усіх форм власності на сфер діяльності.

2. Товарно-транспортна накладна (далі - ТТН)

Є первинним документом, що підтверджує факт перевезення товарів та є підтвердженням оформлення договірних відносин між усіма контрагентами – постачальником, перевізником та отримувачем. Документ складається відправником, передається перевізнику і, в залежності від прийнятих правил перевезення, передається одержувачу разом з товаром в пункті його призначення, тобто складається у тій кількості екземплярів, скільки є учасників договірних відносин. У ТТН зазначається інформація щодо:

номер та дата складання накладної;
назва та адреса відправника;
інформація про вантаж що транспортується (назва, об’єм, вага, маркування);
інформація про перевізника та транспорт, що використовується для перевезення;
адресу доставки та реквізити отримувача.

Вона є обов’язковим первинним документом при оформленні претензій щодо доставки (псуванні, пошкодженні, знищенні товару, нестачі, навіть затримки доставки, якщо це передбачено умовами договору.

Також необхідно відмітити , що в залежності від типу транспорту, що забезпечує є різни товарно-транспортні накладні:

авіаційна накладна (англ. Air waybill);
залізнична накладна (англ. Rail waybill);
автотранспортна накладна (англ. CMR);
коносамент (англ. Bill of lading).

Якщо перші 3 види застосовуються лише, коли є один вид транспорту на всьому проміжку доставки, то саме коносамент застосовується при декількох видах транспорту під час одного перевезення. В такому випадку прийнято вживати термін наскрізним коносаментом, хоча раніше використовувався для відображення транспортування тільки морським або річковим транспортом.

3. Поворотна накладна

Поворотна накладна має свою специфіку. Вона використовується для документального оформлення повернення товару у разі його пошкодження або нетоварного виду при отриманні. Загалом має усі ті ж обов’язкові реквізити, що і товарна, але за винятком - складається на підставі уже створеної товарної накладної зі зміною позицій контрагентів (постачальник стає отримувачем товару та навпаки).

Під час проведення інвентаризації для виявлення пошкодженого або зниклого вантажу оформляється накладна переобліку, а якщо виявлено бракований товар, подальше використання якого є неможливим, – накладна браку відповідно. Її створення та підписання підтверджує факт наявності зіпсованого товару та виступає доказом при виставленні претензії до постачальника.

Особливості заповнення накладної

Правильно та своєчасне оформлення первинних документів бухгалтерського обліку, в тому числі і видаткових накладних, дозволяє уникнути непорозумінь між контрагентами та суперечок з контролюючими органами. Для цього накладна повинна бути складена з урахуванням вимог чинного законодавства та наявністю усіх обов’язкових реквізитів. Форма товарної або видаткової накладної не закріплена жодним нормативно-правовим актом для обов’язкового використання, але наказом Мінстату від 21.06.1996 № 193 затверджено форму передачі товарно-матеріальних цінностей накладною-вимогою на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів (Типова форма № М-11), але також дозволяється складання накладної у довільній формі. Аналогічна ситуація і з бланком накладної, що затверджений Наказом Міністерства аграрної політики України від 21 грудня 2007 р. № 929, форма використовується для сільськогосподарських товарних виробників, але не є обов’язковою.

Що ж до реквізитів накладної, то вимоги визначені у ч.2 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» та складаються з:

назви документа (форми);
дати та місця складання;
назви підприємства, від імені якого складено документ;
номенклатура товару, його обсяг, одиницю вимірювання ціну та загальну вартість;
посади осіб, відповідальних за здійснення операції і правильність її оформлення;
електронно-цифровий підпис за умови створення електронної форми накладної;
особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Залежно від виду накладної, типу господарської операції та особливостей діяльності підприємства можуть бути додатково зазначені:

ідентифікаційний код підприємств;
код ЄДРПОУ контрагентів;
юридичні та фактичні адреси установ;
підстава здійснення операції;
банківські реквізити сторін;
печатка за наявності;
тощо.

Хто підписує товарну накладну?

Видаткова накладна повинна бути складена українською мовою, якщо іншого не передбачено договором (за умови зовнішньоекономічної діяльності) у двох екземплярах для кожної сторони однакової юридичної сили. Відповідно до закону про бухгалтерський облік первинний документ має бути підписаним, містити посаду, прізвище, ім’я та по батькові відповідальної особи за здійснення господарської операції.

Якщо ж документ складено в електронному вигляді за використанням бухгалтерських комп’ютерних програм електронного документообігу то вважається повністю складеним та таким, що набув юридичної сили, лише після накладення електронно-цифрового підпису відповідальної особи.

Підписувати накладну може безпосередньо керівник підприємства, якщо іншого не передбачено статутом, відповідними положеннями чи наказами. Якщо товар, що відпускається (приймається) належить до групи акцизних, дефіцитних товарів, або цінностей сурової звітності, то коло осіб, уповноважених на здійснення операцій, повинно бути обмежено.

Отже, посадові особи, які мають право здійснювати господарські операції на отримання або видачу товарів повинно бути регламентовано офіційними документами підприємства. Підпис відповідального, поряд посада та розшифровка чітким зрозумілим шрифтом – саме це підтверджує дійсність отримання товарів. Є судова практика щодо невизнання частини видаткових накладних, оскільки вони містять підпис не директора, а невідомої особи і не заслуговують на увагу під час судового процесу.

Накладна онлайн чи паперова?

Накладні можуть бути складені як в паперовому, так і в електронному вигляді. Електронний документообіг регламентується, перш за все, Законом від 22.05.03 р. № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» і якщо документ оформлено відповідно до вимог чинного законодавства, і має усі обов’язкові реквізити, то має таку саму юридичну силу, що і створений у паперовому вигляді.

Якщо ваше підприємство зважилось «йти в ногу з часом» та впроваджувати електронний документообіг, то, перш за все, необхідно пам’ятати про «конфлікт інтересів» - малі підприємства та фізичні особи-підприємці можуть навіть не замислюватися над переведенням бухгалтерського обліку в електронну площину.

Один контрагент веде електронний документообіг, а інший дотримується традиційного паперового - не зайвим буде в умовах договору визначитися з формою, видом накладних та інших форм документів, що можуть виникнути в процесі співпраці. При цьому контрагент, що використовує електронний варіант має можливість надати доступ до електронних формулярів накладної.

Водночас, інша сторона може роздрукувати пакет документів та надіслати на підпис контрагенту. Під час перевірки контролюючими органами, накладна, підписана з одного боку (зі сторони підприємства, яке використовує для обліку документи виключно на папері), навряд чи буде визнана фіскалами як така, що підтверджує факт здійснення господарської операції.

Вести первинний документообіг в паперовому чи онлайн-вигляді – вибір кожного окремого підприємства на чолі з керівництвом. Але необхідно розуміти, що обов’язковим електронний обіг документів не визнаний законодавчо і потрібно пристосовуватись до всіх сторін – контрагентів та контролюючих органів. Якщо все документи пропонується отримувати онлайн, то сторона, яка створює такі документи, повинна забезпечити роздрукований аналог за підписом та печаткою(за наявності) та дотриманням вимог чинного законодавства.

Використовуючи онлайн форму накладної можна суттєво економити матеріальні ресурси, час , але «йти в ногу з часом» чи бути прихильником «традиційного» паперового варіанту – вибір кожного окремого підприємства.

Як створити накладну?

Зазвичай кожне підприємство користується бухгалтерськими програмами, що полегшує ведення обліку та підходить під спеціалізацію підприємства. Є шаблонні документи видаткових та інших видів накладних, є спеціальні програми, що спрощують надсилання електронних документів та одночасним підтвердженням отримання іншою стороною, але головне правило – дотримання наявності обов’язкових реквізитів. Якщо є клієнти, співпраця з якими відбувається на постійній основі – можливо зробити шаблон індивідуально, і у цьому випадку виписка відповідних документів ще більше спрощується.

Обов’язкової форми накладної немає, лише рекомендації, що приходять з досвідом роботи, тому пропонуємо бланк накладної на 2021 рік, у якому враховані останні зміни:

Постачальник _________________________	Накладна
Адреса ________________________________
Р/рахунок UA_____________________________	N
в _____________________________________
	від	"___" ____________________ р.
ЄДРПОУ ______________________________
Тел./ф. _______________________________

Одержувач
	назва, адреса, банківські реквізити
Платник
	назва, адреса, банківські реквізити
Підстава
	N договору, наряду тощо
Через кого
	ініціали, прізвище, N та дата видачі довіреності

N	Найменування товару	Одиниця виміру	Кількість	Ціна	Сума


Всього з ПДВ (прописом) _________________________			Разом
________________________________________________			ПДВ 20%
________________________________________________			Всього з ПДВ

Місце складання _______________________

Відвантажив(ла): ___________________________________

посада, підпис, ПІБ

Отримав(ла):____________________________________

посада, підпис, ПІБ

Створи свою накладну в Інтернеті за 30 секунд!
Усі документи в одному місці. Зручні та професійні бланки.
Зареєструйся в BitFaktura безкоштовно

Виставляй рахунки-фактури за 30 секунд з BitFaktura

Реєструватися

Повернись

Зареєструйся в BitFaktura!

Створити акаунт

Цінова пропозиція (оферта) - що це таке і як підготувати привабливу для клієнта цінову пропозицію?

Комерційні пропозиції оточують нас на кожному кроці — напевно, мало хто усвідомлює, що до них відноситься навіть звичайна полиця в магазині з товаром, позначеним конкретною ціною. Пропозиції фактично є основою функціонування — а вже точно основою самореклами — майже кожного підприємства. Адже, щоб продати товар чи послугу, потрібно спочатку представити їх потенційному клієнту, а, як відомо, спосіб презентації свого асортименту має значний вплив на продажі. Саме тому компанії намагаються підготувати свої каталоги якомога більш креативно і привабливо для споживача.

З цієї статті ви дізнаєтесь, що таке цінова пропозиція, що вона повинна містити та як її створити, щоб залучити покупців.

Богдана Варава

2024-11-12

Як створити рахунок-проформу?

Все що Ви повинні знати про рахунок-проформу. Безкоштовний бланк рахунка-проформи для використання онлайн

Maрго Овсієнко

2021-04-16

0% чи без ПДВ – яку ставку вказати на рахунку-фактурі?

Податок на додану вартість (ПДВ) — це непрямий податок, який включений до вартості товарів (робіт або послуг) та сплачується покупцем.

Анна

2022-05-15

Що треба знати про ПДВ підприємцю

Податок на додану вартість (ПДВ) це спеціальна форма непрямого податку, при якій на кожному етапі виробництва товару в момент його реалізації, до його вартості додається додаткова націнка аж до моменту продажу споживачеві.

Анна

2021-12-02

Як вибрати бухгалтерську програму

Дізнайтеся як вибрати найкращу програму для бухгалтерії для Вашої компанії. Ми створити перелік і опис найпопулярніших програм – перевірте найважливіші.

Анна

2021-11-23

7 порад для виставлення бездоганних рахунків-фактур

Дізнайтеся як правильно виставити рахунок-фактуру

Анна

2021-11-02

Кошторис – як створити ідеальний

Як створити правильний кошторис швидко – читайте в статті

Анна

2021-10-26

Рахунок-фактура: шаблон майбутнього

Дізнайтеся все про специфіку рахунка-фактури – вимагані реквізити, рахунки фактури з ПДВ і без, підписи на рахунках, виставлення онлайн і в паперовій формі.