Документи компанії —
в одному сховищі
Договори, акти, комерційні пропозиції, скани й внутрішні регламенти — у структурованому сховищі з правами доступу, шаблонами документів і безпечним обміном файлами з клієнтами.
Знайомо?
Це типові ситуації в компаніях, які ведуть облік у BitFaktura, а решту роботи — у месенджерах і таблицях.
!Договори лежать на трьох ноутбуках
Актуальна версія — та, яку останній раз надіслали в чат. Або та, що на флешці.
!Кожен договір набирається заново
Одна й та сама шапка, ті самі умови, і щоразу ризик залишити чужі реквізити з попереднього документа.
!Файли клієнтам летять через месенджери
Немає ні контролю доступу, ні історії, ні впевненості, що клієнт відкрив саме останню версію.
Що вміє модуль «Файли та Документи»
Усе, що потрібно для щоденної роботи — без окремої підписки й без ще одного логіна.
Папки й структура
Вибудуйте зрозумілу структуру: за клієнтами, роками, типами документів або відділами. Нові співробітники одразу розуміють, де що лежить.
Права доступу
Визначайте, хто бачить фінансові документи, хто — кадрові, а хто лише робочі матеріали свого відділу.
Шаблони документів
Створіть шаблон договору, комерційної пропозиції чи акта один раз — далі документ формується з підстановкою даних, без ручного набору.
Обмін посиланням
Надішліть клієнту посилання на файл замість вкладення на 30 МБ. Доступ можна закрити, коли він більше не потрібен.
Пошук по сховищу
Знайдіть документ за назвою чи розташуванням, не пригадуючи, у якій папці він мав опинитися.
Будь-які формати
PDF, сканы, фото, таблиці, зображення. Сховище не диктує, у чому вам працювати.
Файли клієнта
Документи прив'язуються до клієнта — його договори, акти й листування зібрані в одному місці.
Порядок замість дублікатів
Одна папка — одна актуальна версія. Немає «договір_фінал_остаточний_2.pdf».
Дані під контролем компанії
Документи зберігаються в системі з розмежуванням доступу, а не в особистих хмарах співробітників.
Як це виглядає
Модуль «Файли та Документи» відкривається в тому самому вікні, що й ваші рахунки — під тим самим логіном.
Що це дає бізнесу
Не «ще одна програма», а менше ручної роботи й менше втраченої інформації.
Документ знаходиться за секунди
Не «спитай в Олі», а зайшов у папку клієнта й забрав.
Договори готуються швидше
Шаблон замість ручного набору — менше часу й менше помилок у реквізитах.
Доступ контрольований
Звільнення співробітника не означає втрату або витік документів.
Файли поруч із фінансами
Договір, акт і рахунок по одному клієнту — в одному акаунті BitFaktura.
Працює разом із рештою BitFaktura
Модулі «Компанія+» — не окремі програми. Це частини одного акаунта, які бачать тих самих клієнтів і ті самі документи.
- Документи прив'язуються до клієнта з CRM — договір видно в його картці.
- Файл можна прикріпити до завдання або тікета Helpdesk.
- Шаблони договорів доповнюють рахунки, накладні та акти, які ви вже виставляєте в BitFaktura.
- Публічне посилання зручно вкласти у відповідь клієнту з модуля «Пошта».
Як увімкнути модуль «Файли та Документи»
Три кроки, жодного дзвінка менеджеру. Ви вмикаєте модуль самостійно у своєму акаунті.
Відкрийте налаштування
Увійдіть у свій акаунт BitFaktura та перейдіть у Налаштування → Конфігурація.
Знайдіть «Інші модулі»
У цьому блоці зібрані модулі «Компанія+». Позначте чекбокс Модуль Файли та Документи і збережіть налаштування.
Користуйтеся
У головному меню з'явиться пункт Компанія+, а в ньому — «Файли та Документи». Модуль готовий до роботи.
Часті запитання
Це те саме, що Google Drive?
Схоже за логікою, але сховище живе всередині вашого акаунта BitFaktura — поруч із клієнтами, рахунками й завданнями, під тим самим доступом і правами.
Чи можна давати доступ клієнтам?
Так, через публічне посилання на конкретний файл або папку. Доступ можна відкликати.
Що таке шаблони документів?
Це заготовки договорів, актів чи пропозицій із полями, які підставляються автоматично. Ви не переписуєте документ щоразу з нуля.
Чи є обмеження на типи файлів?
Сховище приймає звичайні робочі формати: PDF, зображення, скани, офісні документи.
Хто бачить мої файли?
Тільки користувачі вашого акаунта, яким ви надали доступ до відповідної папки.
Інші модулі «Компанія+»
Вмикайте лише те, що потрібно саме вам — по одному чекбоксу за раз.
Клієнти та контакти · Воронки продажів
ДетальнішеПроєкти й дошки · Повторювані задачі
ДетальнішеСпільні скриньки · Шаблони відповідей
ДетальнішеЧерги тікетів · Віджет на сайт
ДетальнішеВнутрішня та публічна · Категорії й пошук
ДетальнішеСторінки й блог · Власний домен
ДетальнішеКілька календарів · Синхронізація з Google
ДетальнішеКонструктор без коду · Автомапінг у CRM
ДетальнішеІсторія дзвінків · Картка клієнта при дзвінку
ДетальнішеУвімкніть «Файли та Документи» у своєму акаунті
Модуль «Файли та Документи» — частина «Компанія+». Позначте чекбокс у налаштуваннях і почніть працювати вже сьогодні.